W firmach handlowych i produkcyjnych, które jednocześnie odpowiadają za bezpośrednią sprzedaż produkowanych przez siebie wyrobów, niezmiernie istotny jest dostęp do danych sprzedażowych. Z jednej strony oczywiste jest, że przedstawiciele handlowi korzystają z urządzeń mobilnych i na bieżąco dokonują aktualizacji danych dotyczących sprzedaży u swoich kontrahentów. Z drugiej jednak strony generowane na tej podstawie raporty sprzedażowe nie zawsze są dostępne dla każdego pracownika, w tym dla kadry kierowniczej, która z wybranych informacji powinna korzystać na bieżąco.
Raporty handlowe – czemu są istotne?
Raporty handlowe generowane są zazwyczaj z systemów usprawniających zarządzanie sprzedażą. Takie raporty, generowane dla zarządu, powinny obejmować dane jak najbardziej aktualne, zwłaszcza, gdy firma zajmuje się produkcją dóbr szybko zbywalnych, której sprzedaż cechuje sezonowość. Spotkanie z prezesem czy ważnym kontrahentem, a nawet z doradcą finansowym, który jest odpowiedzialny za kontakt z bankiem, będzie łatwiejszy, jeśli pracownik może wygenerować dowolne raporty handlowe, także korzystając z urządzeń mobilnych, które częściej pojawiają się na spotkaniach niż laptopy. Warto w takich sytuacjach rozważyć możliwość skorzystania z aplikacji internetowej, która upraszcza sposób raportowania i generuje raporty w oparciu o wszystkie dane udostępniane i znajdujące się w różnych programach informatycznych w przedsiębiorstwie.
Statystyki
Szczególnie istotne jest to w przypadku firm z sektora MSP. Przeprowadzono badanie na grupie przedsiębiorców i jak podkreśla serwis mobilneraporty.pl, raporty handlowe coraz częściej generowane są przez firmy zewnętrzne „Zgodnie z wynikami, aż 98 proc. przedsiębiorców korzysta z systemów informatycznych zawierających moduły do raportowania, niemniej ich jakość i przystępność w obsłudze ocenia na zaledwie 1,7 pkt. (gdzie 1 oznacza bardzo źle, a 5 – bardzo dobrze). Przedsiębiorcy, zapytani czy chcieliby korzystać z prostego i taniego systemu raportowania danych online, odpowiedzieli „tak” w 74 proc. Dodatkowo, 93 proc. z nich potwierdziło, że narzędzie powinno być dostępne również na urządzenia mobilne”. Dlatego raporty handlowe powinny być dostępne w każdym miejscu i na każdym urządzeniu.
Dostępne na czas i dla każdego
Oczywiście należy także pamiętać o tym, że większość raportów generowana jest cyklicznie. W wielu firmach jest problem proceduralny, związany z terminowością generowania danych z różnych systemów oraz ich dystrybucją pomiędzy uprawnionymi do tego pracownikami. Dostępny online system raportujący minimalizuje takie problemy. Dostęp do danych, handlowych czy sprzedażowych, jest odpowiednio ograniczony – system zewnętrznego raportowania ma jedynie dostęp bierny do danych, bez możliwości ingerowania w nie. Dodatkowym zabezpieczeniem jest kontrola dostępu – raporty na takich danych mogą generować jedynie uprawnione osoby z danego przedsiębiorstwa. Do takich informacji osoby postronne nie mają do dostępu.